กิจกรรมที่ก่อให้เกิดการเคลื่อนไหวของข้อมูล

เมื่อเราทำการพิจารณา กิจกรรมที่เกิดขึ้น หลักๆ ในองค์กรเรา จะพบว่า

จะมีกิจกรรมใหญ่ๆ ที่ต้องดำเนินการอยู่ 2 กิจกรรมด้วยกัน นั่นคือ

- กิจกรรม การซื้อสินค้า

เพื่อประกอบความเข้าใจ และการเห็นภาพตามของทุกท่าน ดังนั้น ผู้เขียนจะขอยก การอธิบายและสาธิตตัวอย่าง ของแต่ละกิจกรรมว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง เอกสารส่วนส่วนไหนที่สำคัญ และ  การไหลข้อมูลเป็นอย่างไร เราลองมาดูตัวอย่างกัน

กิจกรรมการซื้อสินค้า

ตัวอย่าง

       ตาล เจ้าหน้าจัดซื้อ   วันหนึ่ง จินตหรา ได้ทำการ เปิดขอซื้อเม็ด LL7410D1 จำนวน 1,500 กก. (ราคา 31 บาท)  มายังแผนกจัดซื้อที่ ตาล อยู่ ด้วยความเป็นคนขยันของตาล จึงเร่งการเปิด ใบสั่งซื้อ(PO) ส่งให้ทางผู้ขาย โดยกำหนดให้ส่งที่โรงงาน ภายใน 3 วัน   เมื่อผ่านไป 3 วัน มีเม็ด LL7410D1 จำนวน 1,500 กก. เข้ามาส่งที่คลังวัตถุดิบ จึงแจ้งแหม่ม ให้รับทราบการรับเข้า 

        แหม่ม เจ้าแม่คลังวัตถุดิบ เมื่อเห็นเม็ดเข้ามาแบบนี้ จึงรีบดำเนินการขั้นตอน ทำการรับเข้าสินค้าตามยอดที่ส่งสินค้ามา จนเสร็จกระบวนการับเข้าในส่วนของแหม่ม  และทุกๆครั้งที่มีการรับเข้า แหม่มจะต้องรวบรวมเอกสาร อันได้แก่ ใบ Invoice ของลูกค้า ใบสั่งซื้อ (PO) และใบรับเข้า (WH/IN) ส่งในทาง เอ๋ สาวบัญชีสุดสวยดำเนินการตั้งหนี้ต่อไป

        เอ๋ สาวบัญชีสุดสวย  เมื่อได้รับเอกสารการรับเข้าที่รับจากแหม่มแล้ว ก็ดำเนินการตั้งหนี้เพื่อจ่ายเงินให้แก่ผู้ขายต่อไป  
จากตัวอย่างเราสามารถสรุป การเคลื่อนไหวทางบัญชี เป็นรายกิจกรรมได้ดังนี้

การรับเข้าสินค้า 

            จากเอกสารการรับเข้า เมื่อทำการพิจารณาการไหลข้อมูลของ STJ จากการรับเข้า จะพบว่า การไหลข้อมูลของมูลค่าสินค้าจะเคลื่อนไหวจาก Credit ในหมวดที่การคิดบัญชีขาเข้า ไปยัง Debit ในหมวดบัญชีที่คิดเป็นมูลค่าทรัพย์สินของสินค้า ตามภาพดังนี้ 

กิจกรรมการขายสินค้า
ตัวอย่าง

         เป็ด พนักงานขายมือทอง   วันหนึ่ง เป็ดได้รับ Order จากลูกค้า  จำนวน 5 ตัน ให้ส่งภายใน 5 วัน   ด้วยหัวใจพนักงานขายที่มีอยู่เต็มเปี่ยม เป็ดจึงทำการเปิดใบสั่งขาย (SO) และส่งให้ลูกค้าทันที พร้อมทั้งได้ส่งใบสั่งขายให้กับจินตหราซึ่งเป็นเจ้าหน้าวางแผนให้ดำเนินการเปิดการสั่งผลิตต่อไป

      จินตหรา เจ้าหน้าที่วางแผนได้รับใบสั่งขาย (SO) จากเป็ด เพื่อให้ทันผลิตสินค้ารวมถึงพร้อมส่งสินค้าภายใน 5 วัน จึงทำให้จินตหรารีบทำการเปิดใบสั่งผลิต (MO) หลังจากนั้นจึงได้ส่งใบสั่งผลิตให้กับเชอรี่ผู้เป็นเจ้าหน้าที่ผลิตเพื่อไปดำเนินการผลิต

       เชอรี่ เจ้าหน้าที่ผลิตในตำนาน เมื่อได้รับใบสั่งผลิตจากจินตหราแล้ว จึงดำเนินการการผลิตสินค้าจนครบ จำนวน 5 ตัน หลังจากผลิตเสร็จแล้ว เชอรี่จึงได้ดำเนินการส่งสินค้าที่ผลิตได้ตาม Order เข้าไปเก็บไว้ในคลังสินค้าสำเร็จรูป

       เก๋ไก๋ สาวคลังสินค้าสำเร็จรูป เมื่อได้รับแจ้งการส่งสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วจากเชอรี่ เก๋ไก๋จึงรับเข้าสินค้าที่ผลิตตามใบสั่งผลิต  เข้าคลังสินค้าสำเร็จรูป ด้วยจำนวน 5 ตัน  หลังจากนั้นไม่นานด้วยความดีใจของจินตหราที่ผลิตสินค้าเสร็จแล้ว เธอจึงได้ส่งใบสั่งขายให้ทางเก๋ไก๋ เก๋ไก๋จัดส่งสินค้าให้ลูกค้าตามกำหนดส่งในวันที่ 5 ที่กำหนดไว้ในใบสั่งขาย และเก๋ไก๋เองก็ได้ทำการรวบรวมเอกสารที่สำคัญให้กับทางบัญชี อันได้แก่ ใบสั่งขาย (SO) และ ใบส่งสินค้าออก (WH/OUT) แก่ เอ๋ สาวบัญชีสุดสวย

       เอ๋ สาวบัญชีสุดสวย  เมื่อได้รับเอกสารจากเก๋ไก๋ ก็ดำเนินการทำใบแจ้งหนี้ เพื่อวางบิลเรียกเก็บเงินลูกค้าต่อไป 

จากตัวอย่างเราสามารถสรุป การเคลื่อนไหวทางบัญชี เป็นรายกิจกรรมได้ดังนี้

การผลิต

จากเอกสารใบสั่งผลิต หากสังเกตดีๆ จะพบว่า ตัวหมวดบัญชีของช่อง Credit และ ช่อง Debit ของ STJ การผลิตจะมีลักษณะคล้ายกับตัวหมวดบัญชีของ STJ ของ การรับเข้าสินค้า สามารถเปรียบเทียบตัว  Credit กับ Debit ได้ที่สไลด์ การรับเข้าได้ (สไลด์ที่ 5) ดังนั้นจึงอาจสามารถสรุปได้ว่า การเคลื่อนไหวมูลค่าของการผลิตสินค้า สามารถเทียบเคียงได้กับ การเคลื่อนไหวมูลค่าการรับเข้าสินค้าเข้าคลังสินค้าได้

การเบิกจ่ายวัตถุดิบ

จากเอกสารใบจ่าย HM63040012 หากสังเกตดีๆ จะพบว่า ตัวมูลค่าสินค้าในช่อง Credit ที่ยกมาตั้งต้น จะมีมูลค่าเท่ากับ ช่อง Debit ของ STJ จากการรับเข้า เนื่องจาก ตัวมูลค่า Credit ของการเบิกจ่ายวัตถุดิบมีหมวดบัญชีเดียวกันกับหมวดบัญชีที่แสดงอยู่ในช่อง Debit ของ STJ ของการรับเข้า ดังนั้นจึงแสดงให้เห็นว่าในตัว STJ ของการรับเข้าสินค้า และการเบิกจ่ายวัตถุดิบนั้น มีตัวหมวดบัญชีที่เชื่องโยงกัน